Phong cách giao tiếp tại nơi làm việc của bạn ảnh hưởng đến nhóm của bạn như thế nào?

Để nói rằng giao tiếp tốt ở nơi làm việc ảnh hưởng đến lợi nhuận tài chính là một cách nói thiếu nghiêm túc. Trong một cuộc khảo sát gần đây với 400 công ty với hơn 100.000 nhân viên, thiệt hại ước tính trung bình cho mỗi công ty do truyền thông nội bộ kém là 62,4 triệu đô la. 1  Những thách thức về giao tiếp mà các doanh nghiệp nhỏ với các đội nhỏ phải đối mặt có thể không phức tạp hoặc tốn kém như một tập đoàn quốc tế, nhưng chúng có thể gây bất lợi không kém cho sức khỏe và thành công chung của công ty.

Phong cách giao tiếp tại nơi làm việc của bạn ảnh hưởng đến nhóm của bạn như thế nào?


Theo nhà lãnh đạo tư tưởng và tác giả sách bán chạy nhất của NY Times, Mark Murphy , có bốn loại phong cách giao tiếp cốt lõi: Phân tích, Trực quan, Chức năng và Cá nhân. Mặc dù anh ấy khẳng định rằng không có phong cách nào tốt hơn phong cách nào khác, nhưng hiểu được phong cách của riêng bạn có thể giúp bạn thực hiện tốt hơn công việc chia sẻ và nhận thông tin quan trọng với người khác. Dưới đây là bốn phong cách của Murphy với một số ưu và nhược điểm của chúng, cũng như những cách bạn có thể cải thiện khả năng giao tiếp của mình ở nơi làm việc.

Người giao tiếp phân tích

Các nhà giao tiếp phân tích thường được phân loại là những người yêu thích biểu đồ, định hướng dữ liệu. Họ thường tập trung vào các dữ kiện và dự đoán, thích trích dẫn các số liệu và thống kê, và có xu hướng dựa vào việc ra quyết định dựa trên dữ liệu. Ngược lại, họ có thể thất vọng nếu cảm thấy rằng ai đó trong nhóm của họ đang đưa ra quyết định mà không xử lý tốt các con số.

  • Ưu điểm: Nhà giao tiếp phân tích cung cấp nền tảng vững chắc cho đồng nghiệp của họ trong các tình huống căng thẳng vì họ có thể giúp đưa ra quyết định bằng cách sử dụng nghiên cứu, sự kiện và logic.
  • Nhược điểm: Sự phụ thuộc vào các dữ kiện và số liệu thống kê của Nhà phân tích có thể bị coi là “vô tâm” bởi các đồng nghiệp tập trung vào cảm xúc hoặc trực giác.

Bạn có thể làm gì để cải thiện: Nếu bạn là một Nhà giao tiếp phân tích, hãy cố gắng rèn luyện tính kiên nhẫn với những đồng nghiệp có thể không theo dõi mọi thứ một cách phân tích như bạn. Bạn cũng có thể cân nhắc dành khoảng thời gian cảm xúc trong các cuộc họp, những cuộc họp không có khả năng diễn ra hiệu quả như bạn mong muốn. Đặc biệt, khi trình bày với Người giao tiếp trực quan, điều quan trọng là cố gắng thêm hình ảnh và bắt đầu bằng bản tóm tắt về cách những phát hiện của bạn ảnh hưởng đến bức tranh lớn. Đặt tất cả các slide dữ liệu của bạn vào phụ lục và chuẩn bị không hiển thị chúng trừ khi được yêu cầu.

Người giao tiếp trực quan

Người Giao tiếp Trực giác là những người có tư tưởng lớn, những người có xu hướng muốn điểm mấu chốt trước tiên, không cần quá nhiều chi tiết. Bạn có thể cảm thấy không cần thiết phải nghe ai đó đánh giá quy trình từng bước của mình.

  • Ưu điểm: Người giao tiếp trực quan có thể rất hiệu quả vì họ tìm kiếm những điểm quan trọng nhất trước tiên. Giao tiếp của riêng họ thường nhanh chóng và tập trung. Họ có xu hướng thích những thử thách mới và tư duy sáng tạo “bức tranh lớn”, vì vậy họ là ứng cử viên lý tưởng cho các phiên động não.
  • Nhược điểm: Một số tình huống đòi hỏi phải đi xuống cỏ dại và thực sự hiểu chi tiết. Ví dụ: Người giao tiếp trực quan có thể bỏ lỡ những điểm chính trừ khi họ được cung cấp các bản tóm tắt thường xuyên để giữ họ trên tàu.

Những gì bạn cần làm để cải thiện: Người giao tiếp trực quan có thể gặp khó khăn trong việc hiểu quy trình suy nghĩ của người giao tiếp phân tích bị ám ảnh bởi dữ liệu, cũng như nhu cầu của người giao tiếp chức năng, những người muốn thực hiện tất cả các quy trình của họ một cách có phương pháp. Nếu bạn là một Người giao tiếp trực quan, người quản lý những người có trình độ Phân tích hoặc Chức năng, hãy yêu cầu họ bắt đầu cuộc họp bằng một bản tóm tắt. Điều này giúp định hướng cho tất cả mọi người và có thể giúp tất cả các bên liên quan đến cùng một trang. Tuy nhiên, hãy thừa nhận rằng một số nhân viên có thể cảm thấy lo lắng nếu bạn không trình bày các bước trong quy trình mà họ cần để xác nhận kết luận của họ.

Người giao tiếp chức năng

Người giao tiếp chức năng là người có quy trình. Họ thích chia các nhiệm vụ lớn thành các nhiệm vụ nhỏ hơn và yêu thích các mốc thời gian, bảng trắng và biểu đồ ' gantt '.

  • Ưu điểm: Các nhà giao tiếp chức năng làm cho các nhà quản lý dự án tuyệt vời vì họ có xu hướng chú ý đến các chi tiết và giỏi đảm bảo không có gì lọt qua kẽ hở. Họ cũng có thể giúp nhân viên đi đúng hướng bằng cách thực hiện công việc khó khăn là lập kế hoạch và lập biểu đồ. Các nhà giao tiếp chức năng cũng rất tốt cho các giả định mang tính thách thức và có thể giúp một nhóm suy nghĩ về tác động của các lựa chọn khác nhau trong tương lai.
  • Nhược điểm: Nhược điểm của việc trở thành một Nhà giao tiếp chức năng là những người không nghĩ theo cách này đôi khi có thể cảm thấy nhàm chán với những gì bạn muốn nói. Đi sâu vào các chi tiết nhỏ của một dự án có thể có nguy cơ mất tập trung.

Bạn cần làm gì để cải thiện: Hãy nhớ rằng một số người, đặc biệt là những Người Giao tiếp Trực giác, có thể cảm thấy quá tải và sa lầy trước một phương pháp tiếp cận có phương pháp. Họ sẽ muốn nhảy lên phía trước, điều này có thể khiến bạn bực bội vì bạn biết họ đang thiếu bao nhiêu. Bằng cách cung cấp cho họ một bản tóm tắt những gì họ cần biết trước và sau đó chỉ ra các chi tiết chính sau đó, bạn sẽ có thể thu hút sự chú ý của mọi người trong phòng tốt hơn. Trong các cuộc họp, hãy cố gắng tập trung ít hơn vào các chi tiết của những gì đã xảy ra và tập trung nhiều hơn vào tác động của các lựa chọn vẫn còn phải thực hiện.

Người giao tiếp cá nhân

Các nhà giao tiếp cá nhân là chất keo kết dính đời sống xã hội và tình cảm của văn phòng với nhau. Họ đặt giá trị cao về cảm giác và sự kết nối cảm xúc, đồng thời sử dụng các kỹ năng giao tiếp mạnh mẽ của họ để hiểu những gì người khác đang “thực sự nghĩ”. Họ biết rằng việc mua hàng và cộng tác đòi hỏi sự tin tưởng và lòng tin được xây dựng dựa trên cảm xúc hơn là sự thật.

  • Ưu điểm: Nhà giao tiếp cá nhân là những nhà ngoại giao văn phòng, thường được kêu gọi để giúp xoa dịu căng thẳng. Những đóng góp của họ có thể từ việc giúp truyền đạt những ý tưởng lớn, khác nhau theo các cách cư xử khác nhau, đến giải quyết căng thẳng về một số việc nhỏ nhưng khó chịu ở nơi làm việc, chẳng hạn như cách quản lý tủ lạnh chung.
  • Nhược điểm: Những người giao tiếp cá nhân đôi khi có thể tỏ ra quá xúc động hoặc “dễ xúc động”. Điều này đặc biệt rõ ràng đối với những người ít hòa hợp với cảm xúc hoặc những người có thể chọn duy trì một phong thái chỉn chu hơn trong công việc.

Bạn cần làm gì để cải thiện: Hãy cố gắng nhớ rằng không phải ai cũng muốn ôm đồm mọi việc. Một số đồng nghiệp có thể cảm thấy mong muốn có được sự kết nối cảm xúc của bạn như một sự phân tâm. Tiếp tục tập trung vào việc xây dựng kết nối với những người sẵn sàng, đồng thời cho người khác không gian mà họ cần để thành công.

Kết luận

Mỗi phong cách giao tiếp mang đến những kỹ năng và thách thức riêng cho môi trường văn phòng. Bằng cách hiểu phong cách của bạn và phong cách của những người xung quanh, bạn có thể loại bỏ nhiều rào cản làm tắc nghẽn các kênh giao tiếp mà doanh nghiệp nhỏ của bạn phải dựa vào để thành công.

 

Để lại ý kiến

Mới hơn Cũ hơn